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町内会の回覧板づくりが3時間から30分に、お知らせ文を手早く整える方法
町内会のお知らせや回覧板の文章を考えるのに、毎回半日近くかかってしまう。役員のお仕事は本当に大変ですよね。文面に悩んで何度も書き直していると、それだけで一日が終わってしまいます。
こんな状態、ありませんか？
回覧板やお知らせの文章を一から考えると、言い回しに悩んで3時間近くかかることも。「失礼がないか」「わかりやすいか」と何度も読み返して書き直す。清掃や祭り、防災訓練のたびに同じ苦労が続き、役員の負担が大きいですよね。配る前の印刷や手書きの清書にも手間がかかります。
こう変わります
伝えたいことを箇条書きで渡すだけで、整ったお知らせ文が数分でできあがります。3時間かかっていた文面づくりが30分ほどに短縮でき、書き直しのストレスも減ります。読みやすい文章になることで、住民の方からの「わかりやすかった」という声も増えます。回覧の準備全体が、ぐっと楽になります。
やり方（ChatGPT / スマホ音声入力）
- ChatGPTの無料アプリかサイトを開き、伝えたいことを箇条書きで打ち込みます。手で打つのが面倒なら、入力欄でスマホの音声入力を使い「日にち、場所、持ち物、集合時間」を声で並べてもかまいません。例「11月3日、午前9時、〇〇公園、清掃、軍手持参」。
- 続けて「これを町内会の回覧板用に、ていねいで読みやすいお知らせ文にしてください。高齢の方にもわかりやすくお願いします」と頼みます。あいさつ文や締めの言葉も含めた、整った文章が返ってきます。
- 出てきた文章を読んで、日付や場所に間違いがないか確認します。直したいところは「もう少し短く」「親しみやすい言葉に」と追加でお願いすれば調整できます。完成したら印刷したり、グループのメッセージに貼り付けて共有します。
出てきた文章は必ず一度、日付・場所・連絡先を自分の目で確かめてください。住民の方の氏名を載せる必要があるときは、フルネームではなくイニシャルや「〇〇班」といった形にすると、個人情報を守れて安心です。
まとめ
役員のお仕事は手間がかかるものですが、文章づくりだけでも楽になると気持ちに余裕が生まれます。次の回覧板から、まず下書きを任せるところから始めてみてください。
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