高津区溝の口で町内会長を務める田中正雄さん（仮名）

高津区溝の口で町内会長を務める70代の田中正雄さん（仮名）が、GoogleドキュメントとChatGPTを使った文書作成支援システムを導入し、町内会だよりの作成時間を月3日から半日に短縮。月間で約20時間を生み出し、孫と過ごす家族の時間も確保できるようになった事例です。

導入前の悩み

田中さんは、退職後に地域貢献として引き受けた町内会の活動に情熱を注いでいました。しかし、毎月の町内会だよりの作成、回覧板の準備、イベント案内の作成など、紙ベースの作業に多くの時間を費やし、家族との時間が取れないことが悩みでした。

「パソコンは使えますが、文書作成に時間がかかり、町内会だよりの編集だけで毎月3日はかかっていました。写真の配置や文章の校正に苦労し、日曜日も作業に追われる日々でした。そのため、遠方から来る孫たちとの時間も十分に取れず、妻からも『もう少し家族との時間を大切にして』と言われていました」と田中さんは当時を振り返ります。

導入した仕組み

相談をきっかけに、「町内会活動AIサポートシステム」を導入。Googleドキュメントとスプレッドシートを活用した文書テンプレート管理と、ChatGPTを連携させた文章作成支援システムを構築しました。主な内容は次のとおりです。

• 文書作成効率化システム
  • Googleドキュメントを活用したテンプレート管理
  • 町内会だより専用のレイアウトテンプレート
  • ChatGPTによる文章作成・校正支援
  • イベント案内と議事録の自動生成機能
• ハイブリッド情報共有システム
  • 紙の回覧板と並行したLINEグループの活用
  • 高齢者向け拡大文字版と若年層向けデジタル版の一括作成

導入後は、基本情報を入力するだけで町内会だよりの下書きが自動生成され、イベント案内文や議事録も効率的に作成できるようになりました。さらに、紙の回覧板と並行して、LINEグループやシンプルなウェブページでの情報共有も開始。高齢者には従来通りの紙媒体、若い世代にはデジタル媒体と、住民のニーズに合わせた情報発信が可能になりました。

導入の成果

• 町内会だよりの作成時間が月3日から半日に短縮し、月間で約20時間の時間創出に成功
• 創出された時間で、月に一度は遠方に住む息子家族の元を訪れ、孫との時間を楽しめるように
• 若い世代の町内会活動への参加率が向上し、イベント参加者が前年比で15%増加

田中さんの声

「最初はAIなんて難しそうで尻込みしましたが、実際は驚くほど簡単でした。お知らせ文を作るのも、写真を配置するのも、テンプレートに沿って入力するだけでAIが整えてくれます。例えば『夏祭りのお知らせ』と伝えると、過去の文書を参考に魅力的な案内文を提案してくれるんです。校正も自動でやってくれるので、ミスが減りました。

時間ができたおかげで、月に一度は横浜の息子家族を訪れて孫と遊べるようになりました。妻も喜んでいます。それに若い世代にもデジタルで情報が届くようになって、『町内会が変わった』と言われるようになりました。防災訓練や夏祭りの参加者も増えて、コミュニティの絆が深まった気がします。シニアでもAIやデジタルツールを使いこなせると分かって、自信がつきました。もっと早くこういうサポートがあれば良かったです。」