お悩み解決 / 中小企業総務・バックオフィス

総務への同じ質問対応、月10時間を削減する返信のコツ

「有給の申請ってどうやるんでしたっけ？」毎日のように届く社内からの問い合わせ。一つひとつは小さくても、積み重なると結構な負担ですよね。お疲れさまです。

こんな状態、ありませんか？

「経費の上限は？」「住所変更の手続きは？」といった質問が、チャットやメールで日に何件も飛んできます。その都度、就業規則やマニュアルのどこに書いてあったか探し回り、文面を考えて返信。1件5〜10分でも積み重なれば月10時間以上。自分の本来の仕事がなかなか進みません。

こう変わります

社内ルールをまとめた資料を一度読み込ませておけば、「住所変更の手続きを教えて」と聞くだけで、その資料に基づいた回答案が数秒で出ます。あとは確認して送るだけ。月10時間ほどかかっていた問い合わせ対応が数時間に減り、探す手間とストレスから解放されます。

やり方（NotebookLM）

NotebookLM（無料）を開き、新しいノートを作成します。就業規則・経費規程・各種申請マニュアルなど、よく質問される資料をPDFやテキストでアップロードします。複数まとめて入れてOKです。
社員から質問が来たら、その内容をそのままチャット欄に入力します。例:「育児休業の申請はいつまでに出せばいい？」と聞くと、読み込ませた資料の該当箇所をもとに回答案が表示され、出典もわかります。
出てきた回答を確認し、おかしな点がなければコピーして社員に返信します。よくある質問は回答をメモしておき、FAQ集としてまとめれば、次からはそれを案内するだけで済みます。

給与額や個人の評価など機微な情報が載った資料はアップロードを避け、誰が見てもよい一般ルールの資料に絞りましょう。回答は必ず人が最終確認してから送ること。AIの回答が古いままだと誤案内につながります。

まとめ

問い合わせ対応は「断れない割り込み仕事」だからこそ、仕組みで軽くする価値があります。まずはよく聞かれる資料を3つだけ読み込ませて、お試しから始めてみてください。

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