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社内マニュアル作成が3時間→30分に！無料ツールで作る手順
「マニュアル、作らなきゃと思いつつ後回し…」そんな総務担当の方、本当に多いです。日々の業務に追われる中でゼロから文章を書くのは、正直しんどいですよね。
こんな状態、ありませんか？
備品の発注手順や経費精算のやり方など、頭ではわかっていても文書化となると手が止まります。空いた時間にコツコツ書いても1本のマニュアルに2〜3時間。結局「口頭で説明したほうが早い」となり、いつまでも属人化が解消されません。同じ質問に何度も答える日々が続きます。
こう変わります
作業の流れを箇条書きで打ち込むだけで、整った手順書の下書きが数分で完成します。3時間かかっていた1本のマニュアルが、見直し込みで30分ほどに。新人が入っても「これ見てね」で済むようになり、同じ説明を繰り返す手間がぐっと減ります。
やり方（ChatGPT）
- ChatGPT（無料版）を開き、作りたいマニュアルの内容を箇条書きで打ち込みます。例:「経費精算の手順を社内マニュアルにして。1レシートを撮影 2専用フォルダに保存 3月末に一覧表へ入力 4上長へ提出。新人でもわかるように見出し付きで」と入力します。
- 出てきた下書きを読み、自社のルールと違う部分を「この会社では領収書は紙で保管します。そこを直して」のように追加指示で修正します。何度でも言い直せるので、完璧な指示を最初から作る必要はありません。
- 完成した文章をコピーしてWordやGoogleドキュメントに貼り付け、見出しや番号を整えて保存します。次回は同じやり方で別のマニュアルもすぐ作れます。
操作画面のスクリーンショットや具体的な社内システム名は、ChatGPTには入力せず、文章にした後で自分で貼り足すのが安全です。社員の氏名を例に使うときはイニシャルにしておきましょう。
まとめ
マニュアル作りは「文章を書く作業」だと思うと重いですが、「箇条書きを整えてもらう作業」に変えれば一気に楽になります。まず1本、いちばん質問の多い業務から試してみてください。
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