申請理由書をAIで下書きする。
ただし、根拠と文体のあるドラフトで。

申請理由書の作成は、なぜ時間がかかるのか

申請理由書（理由書・経緯説明書など呼び方はさまざまです）は、在留資格の変更・更新や永住許可の申請で、申請人の個別事情を説明するために添付する書面です。決まった書式がないぶん、実務では次の作業に時間がかかります。

• 似た過去案件の理由書を探し、構成の参考にする
• 案件の事実関係を時系列・論点ごとに整理する
• 主張の裏付けになる法令・要件を確認する
• 事務所として一貫した文体・章立てに整える

1通ごとの書き下ろしが前提のため、経験のある事務所でも数時間単位の作業になりがちです。ここがAIでドラフトを作る価値が最も大きい部分です。

汎用チャットAIによる下書きと、その限界

ChatGPTなどの汎用チャットAIに案件概要を渡せば、それらしい理由書の下書きは出てきます。実際、単発の文章作成なら十分な場面もあります。ただし実務で回すには3つの壁があります。

1. 根拠の壁: 条文や要件はAIの記憶（学習データ）頼みで、裏取りを毎回自分でやり直すことになります。
2. 文体の壁: 事務所の書き方に寄せるには、毎回過去例を貼り付けてプロンプトを工夫する必要があります。
3. 蓄積の壁: 「この表現は審査で通りにくい」といった気づきがチャット履歴に埋もれ、事務所の資産になりません。

「つかさ」の理由書生成は、前工程とつながっている

「つかさ」は理由書を単体で生成しません。法令調査と要件チェックを経たうえで、その結果を踏まえてドラフトを組み立てます。

1. 約52万条文の法令データベースから関連条文を調査し、申請要件を自動抽出
2. 申請人情報と要件を突合し、OK・注意・NGの3段階で判定
3. 判定結果・事務所ノウハウ・登録資料を踏まえて、申請理由書ドラフトと添付書類チェックリストを生成

実案件相当の検証では、約1,900字の理由書ドラフトと23項目の添付書類チェックリストが生成されました。ドラフトは画面上でそのまま編集でき、Word保存・印刷・PDF出力に対応しています。

過去の理由書が、次の理由書を書く

事務所で書いてきた過去の理由書を登録しておくと、生成のたびに関連部分を自動参照し、事務所の文体・章立て・判断基準を踏まえたドラフトになります。登録あり・なしの比較検証で、文体・構成の踏襲を確認済みです。どの資料を参照したかは画面に表示されるため、ブラックボックスになりません。

書けない案件では、書かない

要件チェックの総合判定がNGの案件では、申請理由書の代わりに「課題整理・改善提案書」を生成します。無理に申請書面を作るのではなく、不足要件と改善アクションを整理して、「今は申請せず準備する」という提案につなげられます。

利用上の注意

• AIの出力はドラフト・確認補助です。事実関係の確認、法的整合性の担保、審査実務との整合は必ず専門家が行ってください。
• デモや検証では、実在の申請人の氏名・住所・生年月日などの個人情報を入力しないでください。