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学習塾の保護者連絡が1通15分→3分に。文章作成のコツ
保護者の方への連絡文、書き出しで手が止まってしまうこと、ありますよね。言葉選びに気をつかうほど時間がかかって大変です。
こんな状態、ありませんか？
成績の伝え方、欠席のお詫び、面談のお願い。保護者の方への連絡は一文ごとに気をつかいます。失礼がないか何度も読み返し、1通に10〜15分。授業準備の合間に何通も書くと、それだけで1時間近く消えてしまうこともあります。
こう変わります
用件のメモを渡すだけで、ていねいな下書きが数十秒で完成。読み返して整えるだけなので、1通あたり3分ほどに短縮できます。週に20通書いていた方なら、月で3〜4時間の余裕が生まれます。空いた時間を生徒と向き合う時間に回せます。
やり方（ChatGPT）
- ブラウザで「ChatGPT」と検索し、無料版に登録してログインします（メールアドレスだけで始められます）。
- 入力欄に「学習塾の保護者へ、ていねいな連絡文を作って。用件は『来週の面談日程の相談』。やわらかく、です・ます調で」のように、用件と希望のトーンを書いて送信します。
- 出てきた下書きを読み、塾名や日付など具体的な部分だけ自分で書き足して完成です。直したい所は「もう少し短く」「お詫びの一文を足して」と追加で頼めます。
生徒や保護者の氏名・成績などはそのまま入力せず、名前はイニシャル（例：A君）にし、固有の情報はメモを見ながら自分で差し込みましょう。雛形作りだけAIに任せると安心です。
まとめ
連絡文は「ゼロから書く」のをやめて「整える」だけにすると、ぐっと楽になります。まずは1通、いつもの連絡をChatGPTに頼んでみてください。
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