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川崎市の訪問介護事業所がAIで記録業務を効率化し介護の質を向上

日報作成時間を70%削減しヘルパーの離職率が大幅改善

川崎市の訪問介護事業所がAIで記録業務を効率化し介護の質を向上

川崎市幸区で訪問介護ステーション「ケアサポート川崎」を運営する木村真理さん（仮名・45歳）は、15名のヘルパーと共に高齢者の在宅ケアを提供してきました。しかし、日報作成などの記録業務の負担が大きく、ヘルパーの離職率の高さに悩んでいました。


「訪問介護は記録業務が本当に多いんです。ヘルパーは訪問後に必ず日報を書かなければならず、1件あたり20分以上かかります。1日5件訪問すると、記録だけで1時間以上。手書きで書いた後、事務所に戻ってパソコンに入力し直すこともあり、『介護の仕事がしたいのに、書類ばかりで嫌になる』という声が絶えませんでした。利用者さんの情報共有も紙のファイルで行っていたため、急な変更があっても全員に伝わらないことがありました」と木村さんは当時を振り返ります。


かわさき楽AIサポートへの相談をきっかけに、ChatGPT、Googleフォーム、NotebookLMを活用した介護記録効率化システムを構築しました。具体的には以下の方法を導入：

  • 音声入力で日報作成：スマホに「田中様、入浴介助実施、体調良好、血圧130/80」と話すだけで、ChatGPTが正式な日報形式に整形

  • Googleフォームで簡単入力：スマホから訪問先、サービス内容、特記事項を選択・入力

  • NotebookLMで利用者情報管理：利用者ごとの既往歴、服薬情報、注意事項をデータベース化し、誰でも即座に確認可能

  • 申し送り自動化：特記事項があれば、ChatGPTが他のヘルパー向けの申し送り文を自動生成してLINEグループに送信


導入後、ヘルパーの記録業務が劇的に楽になりました。訪問後に車の中でスマホに向かって「鈴木様、買い物同行、スーパーまで徒歩15分、特に問題なし」と話すと、ChatGPTが「利用者：鈴木様、サービス内容：買い物同行、詳細：スーパーまで徒歩15分同行、利用者の状態：特に問題なし、バイタル：測定なし」という正式な日報に変換してくれます。


記録時間は1件あたり20分から6分に短縮され、1日5件なら100分から30分に。70%の時間削減に成功しました。ヘルパーからは「介護に集中できるようになった」「書類のストレスが減って仕事が楽しくなった」という声が上がっています。


利用者情報の共有も改善されました。NotebookLMに「田中様の服薬情報は？」と質問すれば、すぐに回答が返ってきます。新人ヘルパーでもベテラン並みの対応ができるようになり、サービスの質が向上しました。


その結果、ヘルパーの離職率が前年の30%から10%に大幅改善。「働きやすくなった」という口コミで新規応募も増え、人材不足の課題も解消されつつあります。利用者家族からも「ヘルパーさんの情報共有がしっかりしていて安心」と好評で、顧客満足度調査でも評価が20%向上しました。


木村さんの声：「訪問介護は記録業務が本当に大変で、それが原因で辞めていくヘルパーを何人も見てきました。音声入力でスマホに話すだけで日報ができるようになってからは、ヘルパーの表情が明るくなりました。『これなら続けられる』と言ってくれる人が増えて、離職率が30%から10%に下がったんです。


特に助かっているのは、利用者さんの情報がすぐに確認できることです。以前は紙のファイルを探して読んでいましたが、今はNotebookLMに『田中様の服薬情報は？』と聞けばすぐに答えが返ってきます。新人ヘルパーでも安心して訪問できるようになり、サービスの質も上がりました。


申し送りも自動化されたので、『明日の担当者に伝え忘れた』ということがなくなりました。特記事項があれば、ChatGPTが自動的に申し送り文を作ってLINEグループに送ってくれます。チーム全体の連携が良くなって、利用者さんからも『みんなが情報を共有してくれていて安心』と言われるようになりました。


一番嬉しかったのは、ヘルパーが『介護の仕事が楽しい』と言ってくれるようになったことです。記録業務のストレスが減って、本来やりたかった介護に集中できるようになりました。人材不足で悩んでいる介護事業所の方には、ぜひこのシステムを試してほしいです。」


導入したAIソリューション

訪問介護記録効率化AIシステム

  1. 音声入力による日報作成
    スマホに話すだけで正式な日報に変換
    ChatGPTが介護記録の形式に自動整形
    手書き・再入力の手間をゼロに
    記録時間が1件20分から6分に短縮

  2. Googleフォームで簡単記録
    訪問先、サービス内容を選択式で入力
    スマホから外出先でも記録可能
    事務所に戻る必要がなくなる
    データが自動的にスプレッドシートに集約

  3. NotebookLMで利用者情報管理
    既往歴、服薬情報、注意事項をデータベース化
    「〇〇様の服薬情報は？」と即座に質問可能
    新人でもベテラン並みの対応を実現
    情報共有漏れがゼロに

  4. 申し送り自動化
    特記事項をChatGPTが申し送り文に変換
    LINEグループに自動送信
    伝え忘れ防止
    チーム連携の強化


具体的な成果

  • 日報作成時間が1件20分から6分に短縮（70%削減）

  • 1日5件訪問で記録時間が100分から30分に

  • ヘルパーの離職率が30%から10%に大幅改善

  • 手書き・再入力の手間がゼロに

  • 利用者情報の即座の確認が可能に

  • 新人ヘルパーでもベテラン並みの対応を実現

  • 申し送り漏れがゼロに

  • 顧客満足度が20%向上

  • 人材不足の課題が解消

  • 「働きやすい」という口コミで新規応募増加

  • 月額料金：15名のヘルパー×削減時間で計算、上限の30,000円で提供

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