溝の口で個別指導塾を経営する塾長がAIで講師管理と保護者対応を効率化
講師の指導品質を統一しながら事務作業を月40時間削減した塾経営の変革
川崎市高津区溝の口で個別指導塾「学びステーション」を経営する山本健一さん（仮名・38歳）は、5名のアルバイト講師と共に約30名の生徒を指導していました。しかし、講師によって指導品質にばらつきがあり、保護者からの信頼を維持することに苦労していました。
「講師の研修に時間をかけたいのですが、毎日の保護者向け報告書作成や授業準備で手一杯でした。特に新人講師には丁寧に指導方法を教える必要がありますが、私自身が授業を持っているため、十分な研修時間が取れません。また、毎日5〜10件の保護者報告書を書くだけで2時間以上かかり、深夜まで作業することも珍しくありませんでした」と山本さんは当時を振り返ります。
かわさき楽AIサポートへの相談をきっかけに、NotebookLM、ChatGPT、Googleスプレッドシートを活用した塾運営効率化システムを構築しました。具体的には以下の施策を導入：
NotebookLMで塾専用AIアドバイザー構築：指導マニュアルや過去の優良授業記録をアップロードし、講師がいつでも質問できる「塾専用AI教育アドバイザー」を作成
Googleフォームで授業報告を標準化：講師が授業後にスマホから簡単に入力できる報告フォームを作成
ChatGPTで保護者報告書を自動生成：フォームに入力された情報をもとに、保護者向けの丁寧な報告書を自動生成
Geminiでマーケティングコンテンツ作成：塾のブログ記事やSNS投稿を自動生成し、生徒募集を効率化
導入後、講師たちは授業の進め方や生徒への対応方法で迷ったとき、すぐにNotebookLMのAIアドバイザーに質問できるようになりました。「中学2年生の数学で二次関数を教えるとき、どう説明すれば分かりやすいか」といった具体的な質問に対し、塾の指導方針に沿った回答が得られるため、指導品質が統一されました。
保護者報告書の作成時間は1件あたり15分から3分に短縮。月間で約40時間の時間創出に成功しました。自動生成された報告書は保護者からも「以前より詳しく丁寧になった」と好評で、満足度調査で評価が15%向上しました。
また、Geminiで作成したブログ記事やSNS投稿により、ウェブからの問い合わせが月3件から12件に増加。新規生徒の獲得コストが大幅に削減されました。創出された時間を使って、講師との1on1ミーティングや新しい教材開発に注力できるようになり、塾全体の教育品質が向上しています。
山本さんの声：「最初はAIに塾の指導方法を学習させることに不安がありましたが、むしろ私の指導ノウハウが組織的な資産として蓄積されていくことに気づきました。新人講師が入っても、AIアドバイザーがいるので安心です。『この生徒にはどう教えればいいですか』とAIに聞けば、塾の方針に合った回答が返ってきます。
保護者報告書の自動生成も革命的でした。講師がスマホで授業内容を入力すれば、数秒後には丁寧な保護者向け報告書が完成します。文章の質も以前より良くなり、保護者の方々からも『塾の様子がよく分かるようになった』と喜ばれています。特に嬉しかったのは、保護者アンケートで『先生とのコミュニケーションが取りやすい』という評価が大幅に上がったことです。
Geminiでブログを書くようになってから、ウェブからの問い合わせが4倍になりました。以前は広告費を月5万円かけていましたが、今は半分に減らしても同じだけの問い合わせが来ます。何より、深夜まで事務作業をすることがなくなり、講師との対話や教材研究に時間を使えるようになったことが一番の成果です。溝の口で個別指導塾を経営している方には、ぜひこのシステムを試してほしいと思います。」
導入したAIソリューション
個別指導塾運営効率化AIシステム
講師指導品質の統一
NotebookLMで塾専用AIアドバイザー構築
指導マニュアル・優良授業記録の学習
講師からの質問に24時間対応
塾の指導方針に沿った回答提供保護者対応の効率化
Googleフォームで授業報告を標準化
ChatGPTで保護者報告書を自動生成
1件3分で丁寧な報告書を作成
保護者満足度の向上マーケティングの自動化
Geminiでブログ記事・SNS投稿を生成
ウェブからの問い合わせ増加
広告費の削減
継続的な情報発信の実現講師管理の改善
創出された時間で1on1ミーティング実施
新しい教材開発への注力
組織的なノウハウ蓄積
具体的な成果
保護者報告書作成時間が1件あたり15分から3分に短縮
月間で約40時間の時間創出に成功
保護者満足度が15%向上
ウェブからの問い合わせが月3件から12件に増加（4倍）
広告費を月5万円から2.5万円に削減
講師の指導品質が統一され、保護者からの信頼が向上
深夜までの事務作業がなくなり、教育の質向上に時間を投資できるように
月額料金：削減時間40時間×1,150円=46,000円→上限の30,000円で提供