施術中に電話が鳴って手が止まる｜かかってくる本数そのものを減らす3ステップ

こんな状態、ありませんか？

施術中に電話が鳴ると、手袋を外し、手を拭き、お客様に断ってから受話器を取ることになります。用件の多くは「今日は何時までですか」「駐車場はありますか」「カットはいくらですか」といった、答えが決まっていることです。1本あたりは2〜3分でも、中断のたびに手元の作業がリセットされ、戻るまでにさらに数分かかります。出られなかったときは折り返しが必要で、それも思い出したときにはもう夕方。目の前のお客様にも申し訳なく、けれど電話を無視するわけにもいかない、という板挟みが毎日続きます。

経営の言葉でいうと「負荷分散（ふかぶんさん）」

一人・一か所に集中している仕事を、時間や手段をずらして散らす考え方です。ここで大事なのは、電話の本数を根性で捌くのではなく「そもそもこの電話は、人が出ないと答えられないのか」を1本ずつ見直す点にあります。経営の考え方では、作業が途中で止まること（割り込み）は、止まっている時間そのものより、元の作業に戻るまでの立ち上げ時間のほうが損失になるとされます。だから狙うのは「早く出る」ではなく「かかってこなくする」。答えが決まっている問い合わせを先回りして掲示しておくだけで、人が出るべき電話は驚くほど少なくなります。

こう変わります

電話の大半を占めていた「営業時間」「場所」「料金」「今日空いてますか」が、お客様が自分で見て解決できる状態になります。人が出る電話は、変更・相談・急ぎの用件だけに絞られます。施術の中断は目に見えて減り、出られなかったぶんも留守番電話の案内文からLINEや予約ページに流れるので、折り返しの山も小さくなります。かける側にとっても、待たされずその場で答えが分かるほうが快適です。

やり方（Googleビジネスプロフィール（無料）／LINE公式アカウント（無料枠）／スマホの留守番電話／無料AI（ChatGPT・Gemini・Claude））

1週間、かかってきた電話を一行だけメモします。書くのは「時刻」と「用件を3〜5文字で」だけです。「17:20 営業時間」「11:05 予約変更」「14:40 料金」といった具合で、スマホのメモアプリでも、レジ横に置いたメモ用紙でも構いません。きれいに書こうとすると続かないので、単語だけと決めてください。1週間で20〜50行ほどたまります。この記録が無いまま対策を始めると、たいてい「いちばん多い用件」を勘で外します。実際にやってみると、予約そのものより「場所・駐車場・営業時間」の確認が多かった、という結果はとてもよくあります。
たまったメモを無料AIに渡して、電話を3つに仕分けてもらいます。無料AI（ChatGPT／Gemini／Claude）を開いて、次のように頼んでください。「小さなサロンを少人数で運営しています。以下は1週間ぶんの、かかってきた電話の時刻と用件のメモです。①用件を分類して、多い順に件数を出してください。②そのうえで『掲示や自動応答で先回りして答えられるもの』『折り返しで十分なもの』『その場で人が出る必要があるもの』の3つに分けてください。③1つめのグループについて、店頭とネットのどちらに何を書けば電話が減るかを、具体的な文面つきで提案してください。判断に迷うものは決めつけず、確認したい点として挙げてください。」お客様の氏名が混ざっていたら、貼る前に「Aさん」に置き換えてください。電話番号はそもそもメモに書かないようにします。
「先回りして答えられるもの」を、お客様が最初に見る場所に置きます。多くの人は電話をかける前にスマホで店名を検索するので、まずGoogleビジネスプロフィール（無料）の営業時間・定休日・住所・駐車場の有無・料金の目安を埋めます。ここが空欄だと、確認のために電話がかかってきます。次にLINE公式アカウントの無料枠で、友だち追加直後に自動で送られる「応答メッセージ」に、よくある質問の答えと予約ページのリンクを入れます。最後に留守番電話のメッセージを「ただいま施術中です。ご予約の変更は◯◯（LINEまたは予約ページ）から24時間承っています。お急ぎの方はメッセージをどうぞ」に差し替えます。掲示用の文面やLINEの自動応答文は、さきほどの分類結果をそのまま無料AIに渡して「お客様が読んで感じよく受け取れる文章にしてください」と頼めば、数分でひととおり作れます。

電話をゼロにしようとしないでください。年配のお客様や、急な変更をどうしても声で伝えたい方は必ずいます。目指すのは「答えが決まっている電話を減らして、人が出るべき電話に落ち着いて出られる状態」です。留守番電話にする時間帯を決める場合も、「◯時〜◯時は施術に集中しています」と正直に掲示したほうが、無言で出ないよりずっと印象が良くなります。

数字でイメージ

たとえば1日に電話が8本、うち5本が営業時間・場所・料金の確認だとします。1本の応対が2分でも、施術を中断して元の手順に戻るまでを含めると実質5分。5本で1日25分、月に換算すると約10時間です。Googleビジネスプロフィールの記入とLINEの自動応答の設定にかかる時間は、合わせて1〜2時間ほど。留守番電話のメッセージ差し替えは5分で終わります。初月で元が取れる計算になります。

ありがちな失敗・注意点

Googleビジネスプロフィールの営業時間を更新しないまま放置すると、かえって問い合わせと行き違いが増えます。臨時休業や年末年始は、その都度直してください。ここは電話の本数に直結します。
LINEの自動応答に情報を詰め込みすぎると読まれません。最初に返すメッセージは、よくある質問3つと予約リンクだけに絞り、残りは「よくある質問」のメニューに逃がすほうが伝わります。
留守番電話を設定しただけで案内文を変えないと、「留守電にしても意味がなかった」で終わります。折り返し以外の行き先（LINE・予約ページ）を必ず声で案内してください。
スタッフに「電話は出なくていい」とだけ伝えると、判断に迷って結局全部出てしまいます。『変更・相談・急ぎは出る、それ以外は留守電に任せる』のように、出る用件のほうを決めて共有してください。

もう一歩：さらに深掘りするAIプロンプト

慣れてきたら、次のように聞くと一歩踏み込めます。

小さなサロンを少人数で運営しており、施術中に電話が鳴って手が止まることに困っています。(1)よくある問い合わせを想定して分類し、(2)そのうちGoogleビジネスプロフィール・LINE公式アカウント・店頭掲示のどこに何を書けば電話が減るかを、それぞれの文面つきで提案し、(3)留守番電話の案内メッセージの読み上げ用の文面（30秒以内）を作ってください。読む人はパソコンが得意でないスタッフを想定し、専門用語には一言の説明を添えてください。

まとめ

電話が多いのは、対応が遅いからでも人手が足りないからでもなく、電話でしか答えが手に入らない状態になっているからです。答えが決まっていることを先に掲示しておくだけで、鳴る回数そのものが減ります。まずは1週間、用件を一行メモするところから始めてみてください。

よくある質問

電話に出ないと失礼になりませんか？

出ないことより、案内がないことのほうが不親切に受け取られます。留守番電話やLINEの自動応答で「今は施術中であること」「いつ・どこで用が足せるか」が伝われば、多くの方は納得します。むしろ施術中に慌てて出て早口で終わらせるより、目の前のお客様にも電話のお客様にも誠実な対応になります。

LINE公式アカウントは無料で使えますか？

無料の枠があり、友だち追加時の応答メッセージやよくある質問の設定は無料枠の範囲で使えます。無料枠を超えるのは、こちらから一斉配信するメッセージの通数が多くなった場合です。今回の使い方は自動で返す設定が中心なので、まずは無料のまま始めて問題ありません。料金の条件は変わることがあるので、申し込み前に公式の案内をご確認ください。

1週間もメモを取る余裕がありません。

3日でも構いません。目的は正確な統計ではなく「いちばん多い用件を勘で外さない」ことです。3日ぶんでも、営業時間や場所の確認が上位に来ることはすぐ分かります。ただし曜日で傾向が変わるお店（週末だけ問い合わせが増えるなど）は、土日を含む期間で取ってください。

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