溝の口で美容サロンを経営するオーナーが音声AIでカルテ記入を効率化

川崎市高津区溝の口の美容サロン「Salon Lumière」を経営する加藤明美さん（仮名・38歳）は、音声入力AIとGoogleスプレッドシートを組み合わせたカルテ作成の仕組みを導入し、1人あたり10分以上かかっていたカルテ記入を2分以下に短縮。1日3人で30分以上だった作業が5分程度になり、月間で約15時間の時間を生み出しました。さらに過去の施術履歴をすぐ参照できるようになったことで、リピート率も前年比で5%向上しています。

課題・背景

加藤さんは、お客様一人ひとりに丁寧な施術を提供することを大切にしてきましたが、施術後のカルテ記入が大きな負担になっていました。お客様の髪質や使用した薬剤、次回の提案などを手書きで記入すると、1人あたり10分以上かかります。1日に3人を担当するとカルテ記入だけで30分以上。閉店後にまとめて書くこともありましたが、細かい内容を忘れてしまうこともありました。手書きのメモも溜まる一方で、過去のカルテを探すのにも時間がかかっていました。

使ったAIと進め方

• 音声入力でカルテ作成：施術後にスマホに「今日のサービス内容」を話すだけで、AIが内容を整理します。
• Googleスプレッドシートに自動保存：音声で話した内容が自動的にスプレッドシートに記録され、検索も簡単になります。
• 過去データの活用：お客様の名前で検索すれば、過去の施術履歴がすぐに確認できます。

手順

1. 施術が終わったらすぐにスマホに向かって話します。たとえば「田中様、本日はカラーリングとトリートメント。髪質は細めで傷みやすい。カラーは明るめのブラウン、次回は3ヶ月後にトリートメント集中ケアをおすすめ」のように、内容を口頭で伝えます。
2. AIが自動的に内容を整理し、Googleスプレッドシートに記録します。
3. 過去のカルテを見たいときは、お客様の名前で検索すればすぐに履歴が出てきます。スマホ・PCのどちらからでもアクセスできます。

手書きでメモを取る必要がなくなり、施術直後に記録できるため、細かい内容も忘れずに残せるようになりました。「前回はどんな施術をしたかな？」と探す時間もゼロになりました。

成果

• カルテ記入にかかる時間が1人あたり10分から2分以下に短縮。1日3人で計算すると30分から5分程度になり、月間で約15時間の時間を創出しました。
• 過去の施術履歴を簡単に確認できるようになり、お客様一人ひとりに合わせた提案がしやすくなりました。「前回のカラーから3ヶ月経ちましたね」「前回トリートメントが効果的だったので、今回も続けましょうか」といった会話ができるようになりました。
• その結果、リピート率が前年比で5%向上しました。

お客様のひとこと

「最初は音声入力でカルテが書けるなんて信じられませんでしたが、実際に使ってみて驚きました。施術が終わったらスマホに向かって話すだけで、AIが内容を整理してスプレッドシートに記録してくれるんです。手書きでメモを取る手間がなくなり、施術直後に記録できるので細かい内容も忘れません。以前は閉店後に手書きメモを見ながらカルテを書いていましたが、今では施術直後に2分で完了します。1日3人のお客様でも、25分は時間が浮く計算です。その時間で、次のお客様の準備をしたり、サロン内を整えたりできるようになりました。一番嬉しかったのは、過去のカルテが簡単に検索できるようになったことです。お客様の名前で検索すれば、過去の施術履歴がすぐに出てきます。『前回はこういう施術をしましたね』『このカラーがお似合いでしたね』と具体的にお話しできるようになって、お客様も喜んでくださいます。リピート率も上がって、本当に導入して良かったです。溝の口で美容サロンを経営している方には、ぜひ試してほしいシステムです。」

料金

削減できた時間15時間×3,000円＝45,000円。成果報酬としてこの45,000円を初回1回だけお支払いいただき、翌月以降の削減効果はすべてお客様の利益になります。なお、構築した仕組みの月額運用費は別途かかります。