PTA役員の仕事が大変すぎる｜お知らせ作りを2時間→20分にする方法

こんな状態、ありませんか？

行事のたびに保護者向けのお知らせや案内文を作らないといけない。失礼がないか、わかりやすいか何度も読み返し、一枚仕上げるのに2時間。文面を一から考えるのが一番の負担で、夜なべになる日もありますよね。

こう変わります

伝えたい要点を箇条書きで渡すだけで、丁寧な案内文の下書きが数分ででき上がります。手直しを含めても20分ほど。あいさつ文や催促のお願い文など、気をつかう文章ほど助けになります。文面で悩む時間が減り、役員の仕事を自分のペースで進められます。

やり方（ChatGPT）

1. ChatGPT(無料)に「PTAの保護者向けお知らせを作って。内容は次のとおり」と書き、日時・場所・持ち物・締め切りなど要点を箇条書きで貼る。
2. 「保護者向けに丁寧でわかりやすく、A4一枚に収まる長さで」とお願いする。堅すぎたら「もう少しやわらかい言い方で」と調整する。
3. 出てきた下書きをコピーし、いつも使うWordやメール、配布フォームに貼り付けて、固有の情報を確認してから配布する。

保護者や子どもの氏名・連絡先は入力せず、「保護者の皆さま」のような一般的な書き方にしておくと安心です。学校名も伏せて作り、配布前に自分で差し込めば個人情報を外に出さずに済みます。

まとめ

役員の仕事は、文章で悩む時間を減らすだけでぐっと楽になります。できるところから手放してみてください。

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