パソコンが壊れたら終わり…が怖い小さな会社へ｜バックアップは「置き場所を2つにする」だけで始まる

こんな状態、ありませんか？

見積書も顧客名簿も写真も、事務所のパソコン1台の中にだけ入っています。バックアップという言葉は知っていても、何を、どこに、どのくらいの頻度で置けばいいのか分からない。外付けハードディスクを買ったものの、最初に一度コピーしたきりで放置している、という会社も多いです。壊れてから慌てても、そのときにはもう手の打ちようがありません。

こう変わります

「これが消えたら困る」ファイルが、パソコンの中とクラウドの2か所にある状態になります。パソコンが壊れても、別の端末からログインすれば昨日までの仕事に戻れます。しかも一度設定してしまえば、あとは自動で同期されるので、毎日やることは何も増えません。「壊れたらどうしよう」と考える時間そのものが無くなります。

やり方（無料のクラウドストレージ（Googleドライブ / Microsoft OneDrive / Dropbox など。いずれも数GBまで無料）＋無料AI（ChatGPT / Gemini / Claude））

「これが消えたら仕事が止まる」ファイルだけを洗い出します。全部を守ろうとすると必ず挫折するので、見積書・請求書・顧客名簿・写真素材……のように3〜5種類に絞ってください。どれを守るべきか迷ったら、無料AIにこう聞くと整理が早いです。『私は従業員5人の小さな会社の事務担当です。パソコンが1台壊れたときに業務が止まってしまうデータを洗い出したいので、小さな会社が優先してバックアップすべきファイルの種類を、優先順位を付けて5つ挙げ、それぞれ「なぜ優先度が高いか」を1行で説明してください。専門用語は使わないでください。』
選んだファイルの置き場所を2か所にします。いちばん手軽なのは、無料のクラウドストレージのアプリをパソコンに入れ、そのフォルダの中に①のファイルを移すやり方です。以降はそのフォルダに保存するだけで、自動的にクラウド側にも同じものが置かれます。外付けハードディスクしか使えない場合は、「毎月1日にコピーする」と決めてカレンダーに繰り返し予定を入れてください。手作業のバックアップは、日を決めないと必ず止まります。
いちばん大事な仕上げが「戻せるか試す」です。スマホやタブレットなど別の端末から、同じアカウントでログインし、①のファイルが開けるか確認します。ここまでやって初めてバックアップは完成です。試した内容と手順を、そのまま社内の備忘録にしておくと安心できます。『次の内容を、パソコンが得意でない人でも読めば手順どおり動ける「データが消えたときの復旧手順書」にまとめてください。見出しと番号付きの手順で、1ページに収まる分量にしてください。＝＝＝（ここに自分が試した手順を箇条書きで貼る）』

クラウドに置く場合、共有リンクの設定には気をつけてください。顧客名簿のように個人情報を含むファイルは、リンクを知っている人なら誰でも見られる設定にせず、「自分だけ」「指定した人だけ」のままにしておきます。無料AIに相談するときも、名簿そのものを貼らず「顧客名簿というファイルがある」という書き方に留めれば安全です。

数字でイメージ

例えば、見積書のフォルダだけをクラウドの同期フォルダに移すとします。作業自体はドラッグして数分。ところがパソコンが起動しなくなった日に、この数分があるかないかで結果はまるで変わります。無ければ、過去の見積書を思い出しながら作り直すことになり、取引先への回答も止まります。あれば、代わりのパソコンやスマホからログインして、その日のうちに仕事を再開できます。守る対象を3種類に絞れば、初回の設定は30分ほど。以降は保存先が変わるだけで、毎日の手間は増えません。

ありがちな失敗・注意点

「全部のデータを守ろう」として容量が足りなくなり、途中で止めてしまう。まずは消えたら仕事が止まる3〜5種類だけに絞る。
コピーした“つもり”で終わっている。別の端末から実際に開いてみるまでは、バックアップができているとは言えない。
外付けハードディスクを事務所の机の上に置きっぱなしにしている。同じ場所にあると、火事や盗難、水漏れでは一緒に失われる。置き場所を分けるか、クラウドと併用する。
共有リンクを「リンクを知っている全員が閲覧可」にしたまま個人情報を含むファイルを置いてしまう。共有設定は必ず確認する。
担当者1人しかアカウントを知らない。その人が休んだ日に誰も取り出せない、という事態を避けるため、ログイン情報の保管場所だけは決めておく。

もう一歩：さらに深掘りするAIプロンプト

慣れてきたら、次のように聞くと一歩踏み込めます。

手順書ができたら、そのまま次を送ってください。『この復旧手順書をもとに、社内の掲示用に1枚の「もしもの時にやること」チェックリストを作ってください。上から順にたどれば復旧できる形にし、パソコンが得意でない人でも分かる言葉で、10項目以内にまとめてください。』

まとめ

バックアップは、高い機械を買うことではなく「置き場所を2つにして、戻せるか試しておく」ことです。今日30分、いちばん困るファイルを1種類だけクラウドに移すところから始めてみてください。自社に合うやり方を一緒に整理したいときは、初回無料相談でお気軽にどうぞ。

よくある質問

無料のクラウドだけで足りますか？

書類や表計算のファイルが中心なら、無料の数GBでもかなりの量が入ります。足りなくなるのは写真や動画を大量に扱う場合です。まず無料の範囲で「消えたら困るもの」を置いてみて、容量が埋まってきた時点で有料プランや外付けとの併用を考えれば十分間に合います。

クラウドに置くのは、かえって情報漏れが心配です。

心配は自然なことです。ポイントは2つで、①アカウントのパスワードを使い回さないこと、②共有リンクを「全員が閲覧可」にしないことです。この2つを守れば、事務所のパソコン1台に置いておくより安全になる場合も多いです。どうしてもクラウドが不安なら、外付けハードディスクを別の場所に保管する形でも構いません。大事なのは“置き場所が2つある”ことです。

どのくらいの頻度でバックアップすればいいですか？

「消えたときに、何日分やり直せるか」で決めてください。1日分のやり直しなら耐えられるなら1日1回、1か月分は無理なら月1回では足りません。クラウドの同期フォルダを使えば保存のたびに自動で反映されるので、頻度を考える必要そのものが無くなります。手作業でコピーする場合だけ、日付を決めてカレンダーに入れてください。

実際の事例

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