結局どのAIを使えばいい？小さな会社は無料の3つを「用途で選ぶ」だけでいい

こんな状態、ありませんか？

ChatGPT、Gemini、Claude、NotebookLM…と名前だけは耳に入ってくるものの、違いが分からず選べません。比較記事を読んでも専門用語ばかりで、結局どれが自社に合うのか判断できないまま日が過ぎます。無料でも登録の手間はかかるので、間違ったものを選んで時間を無駄にするのが怖い、という声もよく聞きます。

こう変わります

「文章を書くならこれ」「資料を読ませるならこれ」と用途で振り分けが決まると、迷う時間がゼロになります。開くたびに5分悩んでいたのが即断できるようになり、無料のまま3つを使い分けるだけで十分回ります。有料版を検討するのは、毎日使うようになってからで遅くありません。

やり方（無料AI（ChatGPT / Gemini / Claude）＋NotebookLM（いずれも無料で始められます））

まず「今週やりたい作業」を1つだけ紙に書く。『お客様へのお礼メールを書く』『長い資料を要約する』のように、具体的な作業名にするのがコツ。ここが決まっていないと、どれを触っても比べようがありません。
無料AIを3つ開き、まったく同じ質問を投げて返り方を見比べる。質問はこれをコピーして使えます。『あなたは中小企業の事務を手伝うアシスタントです。私が今週やりたいのは「（ここに①で書いた作業）」です。この作業を進めるための手順を3ステップで示し、最後に私に確認すべきことを3つ質問してください。』——同じ問いを投げると、答えの丁寧さや読みやすさの違いがはっきり分かります。
気に入った1つを「その作業の担当」に決めて、早見表に書き足す。早見表は次のプロンプトで作らせると早いです。『私は小さな会社の事務担当です。以下の作業リストについて、無料で使えるAIサービスを用途別に振り分ける早見表を作ってください。表は「作業／向いている使い方／注意点」の3列で、専門用語は使わずに書いてください。作業リスト：（メール返信、資料の要約、議事録づくり、など自社の作業を貼る）』

選ぶときの目安は、文章づくりや相談ごと全般ならChatGPT、GmailやGoogleドキュメントなどGoogleのサービスと一緒に使うならGemini、長い文章を読ませて整理させたいならClaude、自社の資料だけを読ませてその中から答えさせたいならNotebookLM、と考えると外しません。ただし各サービスの機能は入れ替わりが速いので、細かい可否は公式ページで最新をご確認ください。なお、どのサービスを使う場合も、お客様の氏名・連絡先や金額などはそのまま貼らず、「A社」「担当者A」のように置き換えてから相談してください。

数字でイメージ

例えば「取引先へのお詫びメール」「20ページの契約書の要点整理」「社内マニュアルの下書き」の3つを抱えているとします。全部を1つのサービスでやろうとすると、長い資料を貼った時点で扱いきれずに手が止まりがちです。用途で振り分けておけば、メールは文章づくりが得意なもの、契約書の要点整理は長文の読み込みが得意なもの、マニュアルは自社の既存資料を読ませられるものへ、と最初から迷わず開けます。1回5分の迷いが週に10回あるなら、それだけで月に3時間以上の差になります。

ありがちな失敗・注意点

比較記事やランキングで「一番いいAI」を決めようとして、いつまでも始められない。優劣ではなく、自分の作業に当たるかどうかで決める。
最初から有料版を契約してしまう。無料の範囲で1〜2週間使い、毎日開くようになってから有料を検討すれば無駄がない。
1つのサービスに全部やらせようとして「思ったほど使えない」と結論づけてしまう。合わない作業を投げているだけのことが多い。
お客様の氏名や金額をそのまま貼ってしまう。作業の種類だけを書くか、A社・担当者Aのように置き換えてから相談する。

もう一歩：さらに深掘りするAIプロンプト

慣れてきたら、次のように聞くと一歩踏み込めます。

早見表ができたら、そのまま次を送ってください。『この早見表のうち、私が今週いちばん時間を使っている作業を1つ選び、その作業を今日30分で試すための手順を、AIに送る文面つきで示してください。専門用語は使わず、パソコンが得意でない人でも進められる書き方にしてください。』

まとめ

AI選びは「一番いいもの探し」ではなく「用途の振り分け」です。今週やりたい作業を1つ決めて同じ質問を投げてみれば、自分に合う1つは30分で見つかります。振り分けを一緒に整理したいときは、初回無料相談でお気軽にどうぞ。

よくある質問

無料のままで本当に足りますか？

小さな会社の事務作業なら、まず無料の範囲で十分試せます。メールの下書き、資料の要約、マニュアルのたたき台づくりといった用途は無料でも動きます。1日に何度も使うようになってから有料版を検討すれば、無駄な支出になりません。

3つも登録するのは面倒です。1つに絞ってはいけませんか？

絞ってかまいません。その場合は「今いちばん時間を取られている作業」に合うものを1つ選んでください。ただし、そのうち別の作業で物足りなさを感じたときに、他の選択肢があることを覚えておくと切り替えが早くなります。

AIの答えをそのまま使って大丈夫ですか？

たたき台として使うのがコツです。特に社名・金額・日付といった事実関係は、必ず自分の手元の資料と照らし合わせてから使ってください。ゼロから書く時間が省けるだけでも効果は十分あります。

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