「AIに個人情報を入れない」だけでは会社を守れない｜川崎の小さな会社・お店がAIを使う範囲を決める手順

「うちはAIに個人情報は入れないことにしています」。川崎の会社やお店でAIのご相談を受けると、よくこう伺います。決めておくこと自体は、とても大事です。ただ、このひと言だけでは会社の情報は守りきれません。理由は2つあります。

1つは、禁止だけを決めると、社員やスタッフが隠れてAIを使うようになりやすいこと。もう1つは、守らなければいけない情報は「個人情報」だけではないことです。この記事では、小さな会社やお店が、AIをどこまで使うかを自分たちで決めるための手順を、順番にお話しします。

禁止するだけだと「シャドーAI」が生まれる

たとえば、こんな場面を想像してみてください。

溝の口の不動産店で、店長が「AIはまだ使わないで」と決めました。でもスタッフは、物件の紹介文やお客様への返信を早く書きたい。そこで、自分のスマホに入れた無料のAIアプリでこっそり下書きを作ります。急いでいるので、内見に来たお客様の名前や、ご家族の事情までそのまま貼り付けてしまう。店長はそれを知りません。

このように、会社の知らないところで個人のアカウントやアプリのAIが使われる状態を「シャドーAI」と呼びます。悪気はなく、むしろ「仕事を早く片付けたい」という真面目な人ほど起こしがちです。会社からは、何が・どのサービスに・いつ入力されたのか見えなくなります。何かあったときに消すことも、確かめることもできません。

禁止を強くするほど、隠れて使う人が増える。ここが一番の落とし穴です。情報を守る近道は、「会社が用意した安全な使い道」を先に渡すことです。

守る情報は「個人情報」だけではない：7つに分ける

まず、会社やお店にある情報を、AIに入れてよいかどうかで7つに分けてみます。分け方はざっくりで大丈夫です。

分類	中身	川崎の会社・お店の例
1. 公開情報	すでに誰でも見られる情報	ホームページ、チラシ、メニュー表、法令や市の案内
2. 社内一般	外に出ても大きな問題はないが、社内向けの情報	作業の手順書、研修の資料、朝礼のメモ
3. 社外秘	外に出ると商売に響く情報	見積もりの出し方、仕入れ値、取引先から預かった図面
4. 個人情報	特定の人が分かる情報	お客様の名前・住所・電話番号、予約台帳、対応の記録
5. 特に気をつける情報	知られると本人が困る、深い情報	整体院や介護の体調・病歴、ご家庭の事情、大量の顧客名簿
6. ログイン情報	入力した瞬間に危ない情報	パスワード、ネットバンキングやレジのID、APIキー
7. 特別な機密	ごく一部の人しか知らない情報	事業の売却や合併の検討、まだ発表していない大口の取引

「個人情報は入れない」というルールは、この表の4と5だけを見ています。実際には、3の取引先の図面や仕入れ値、6のパスワードのほうが、漏れたときの痛手が大きい会社もあります。

AIを使う範囲は4つの段階で決める

次に、7つの情報のうちどこまでをAIに渡すかを、4つの段階から選びます。いきなり全部を決める必要はありません。

段階	AIに渡す情報	できること	条件
案A	公開情報と、自社の文書だけ	チラシや案内文の下書き、手順書の整理、法令や制度の下調べ	会社で決めたAIを使う。ほとんどの会社はここから始めるのがおすすめ
案B	個人が分からないように加工した記録まで	「60代・自営業・自動車保険の相談」のような形で、よくある質問や対応の傾向をまとめる	名前・住所・電話番号などを消すやり方を決めておく
案C	名前を含む個人情報まで	お客様ごとの返信文や、対応記録の要約	会社名義の有料プランで、管理者が利用者を管理する。預かった情報なら、預け主の了解がある
案D	AIを社内のファイルや取引先のシステムにつなぐ	社内の書類をAIが探して答える、データを自動でまとめる	便利な分、影響も大きい。まずは「読むだけ」から、少しずつ広げる

案Aでも、思っている以上に仕事は軽くなります。高津区の工務店なら、現場の手順書をAIで読みやすく整える。武蔵新城の飲食店なら、季節のメニューの紹介文を作る。どちらもお客様の情報は一切いりません。数か月使って慣れてから、案Bに進むかどうかを考えれば十分です。

「預かった情報」は、自分の会社だけでは決められない

ここが、いちばん見落とされやすいところです。会社が持っている情報の中には、お客様や取引先から預かっているものがあります。これは、自社の判断だけではAIに入れられないことがあります。

• 保険代理店：契約者の情報は、保険会社から扱い方を決められていることが多い
• 税理士事務所・会計事務所：顧問先の帳簿や決算書は、顧問先のもの
• 介護事業所：利用者さんの記録は、とくに慎重な扱いが求められる
• 下請けの町工場・設計事務所：発注元から預かった図面や仕様書。中原区・高津区のものづくりの会社では、とくに身近な話です

預け主との契約に「再委託の禁止」や「第三者に渡さない」と書かれている場合、外部のAIサービスに入力することが、それに当たるかもしれません。AIを使う前に、預け主に次の3つを確認しておくと安心です。

1. AIを使うときに、申請や届け出が必要か
2. 名前などを消して加工した情報なら、使ってよいか
3. 使ってよい場合、どのサービス・どの設定なら認められるか

契約書の読み方に迷うときは、取引先の担当者や、顧問の専門家に確認してください。「AIに入れていいか分からないので確認させてください」と聞くことは、取引先からの信頼にもつながります。

「学習に使わない設定」と「残らない」は別の話

「学習に使わない設定にしたから大丈夫」という声もよく聞きます。ただ、学習に使われないことと、サーバーに保存されないことは別です。多くのAIサービスは、不正な使われ方がないか確かめるために、会話を一定期間保存しています。

契約や設定をするときは、次の2つを確かめ、確かめた日付をメモしておきましょう。サービスの規約は変わることがあるので、日付が大切です。

• 入力した内容が、AIの学習に使われるかどうか
• 入力した内容が、どのくらいの期間保存されるか

社内ルールは14項目。小さなお店ならA4一枚で足りる

ここまでの話を、社内のルールにまとめます。項目は14ありますが、小さなお店なら1項目1行で構いません。大事なのは、経営者が決めて、決めた日付を書いておくことです。

項目	決めること	小さなお店ならこの程度で
1. 目的	何のためにAIを使い、何を守るか	「書く仕事を軽くする。お客様の情報は守る」
2. 使ってよいサービス	会社で契約したAIだけ。個人のアカウントや無料版は使わない	「店のアカウントの○○だけ」
3. 契約と管理する人	会社名義で契約し、誰が利用者を管理するか	「契約は店名義、管理は店主」
4. 使う段階	案A〜Dのどれにするか、その理由と日付	「2026年11月から案A」
5. 入れてはいけない情報	選んだ段階で入れない分類	「4〜7は入れない」
6. 条件つきで入れてよい情報	名前を消すやり方、預け主の了解など	「今は無し」でも可
7. 使い道	下書きはよい。判断を任せる、確かめずに社外へ出す、はしない	「出す前に必ず人が読む」
8. 必要な設定	学習に使わない設定、2段階認証	「設定済み・○月○日確認」
9. 例外を認める人	ルールの外で使いたいとき、誰に聞くか	「店主に聞く」
10. 外部とつなぐとき	ファイルや他のシステムとつなぐときの承認	「つなぐときは店主が決める」
11. 記録の扱い	要らない会話の削除、保存期間	「月末に不要な会話を消す」
12. 教える人	新しく使う人に、誰がルールを説明するか	「新人には店主が説明」
13. うっかり入れたとき	入れてはいけない情報を入れたときの削除と報告	「すぐ消して、店主に報告。責めない」
14. 見直し	年1回、法律が変わったとき、預け主から求められたとき	「毎年4月に見直す」

13の「責めない」は、ぜひ入れてください。うっかり入力したことを叱ると、次からは報告されなくなり、またシャドーAIに戻ってしまいます。

AIを使うときの基本的な注意（出てきた文章をそのまま公開しない、数字は人が確かめる、など）は、「ChatGPTに会社の資料、入れて大丈夫?」の記事でまとめています。あわせてご覧ください。

今週できる3つのこと

1. 会社で使うAIを1つ決めて、会社名義で用意する。無料の枠で試すところからで構いません。「これを使ってね」と渡すことが、シャドーAIのいちばんの予防です。
2. 「まずは案Aで始める」と、日付を入れて書く。社内のグループLINEに一文流すだけでもかまいません。
3. 預かっている情報があれば、契約書を1件だけ確かめる。保険、会計、介護、下請けのお仕事をしている会社は、AIを広げる前にここを押さえておくと後で困りません。

決めるのは経営者。私たちは判断の材料をそろえる整理役です

かわさき楽AIサポートは「AIの専門家」ではなく、「整理役」として川崎の中小企業・お店のAI活用を伴走しています。この記事の話でいえば、私たちの仕事は、どの情報がどの分類に当たるか、どの段階から始めると無理がないかを一緒に整理し、経営者の方が選べる形にすることです。どこまで使うかを決めるのは、会社やお店の皆さんです。

また、「私たちがお客様の顧客情報を預かるか」と「お客様が自社のAIに情報を入れるか」は、別の話です。ルールづくりのお手伝いは、お客様の顧客名簿を私たちに渡していただかなくても進められます。

• 経営者として、AIの使う範囲と社内ルールを整理したい方へ → 経営者向け生成AI研修
• 社員やスタッフの皆さんに、決めたルールで安全に使ってもらいたい方へ → 中小企業向けAI研修（社内研修・訪問対応）
• 案Aでどの作業を軽くできるか、まず洗い出したい方へ → 業務改善コンサルティング（成果報酬型。効果がなければ費用はかかりません）

よくある質問

「AIに個人情報を入れない」というルールだけでは、なぜ足りないのですか？

禁止だけを決めると、仕事を早く終わらせたい社員が、自分のスマホや無料のアカウントで隠れてAIを使うようになりがちです（シャドーAIと呼ばれます）。会社からは何がどこに入力されたのか見えなくなり、かえって情報を守れません。禁止と同時に、会社として安全に使える道を用意することが大切です。

小さなお店でも、社内ルールは必要ですか？

必要です。ただし分厚い規程はいりません。「会社で契約したAIだけを使う」「まずは公開情報と自社の文書だけ」「お客様の名前は入れない」「迷ったら店主に聞く」のように、A4一枚に決めたことと日付を書いておくだけでも、スタッフが安心して使えるようになります。

「学習に使わない」設定にすれば、入力した内容は残りませんか？

残らないとは限りません。「学習に使わない」と「サーバーに保存されない」は別の話で、多くのサービスは不正利用の確認などのため、一定期間は会話を保存します。契約や設定のときに、学習に使われるかどうかと、どのくらい保存されるかの両方を確認し、確認した日付を記録しておきましょう。

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