川崎市の訪問介護事業所がAIで記録業務を効率化し介護の質を向上

川崎市幸区の訪問介護ステーション「ケアサポート川崎」（ヘルパー15名）は、音声入力とAIで日報作成を1件20分から6分へと70%短縮し、ヘルパーの離職率を前年の30%から10%に改善しました。記録業務の負担が減ったことで、現場は介護そのものに集中できるようになりました。

課題・背景

運営する木村真理さん（仮名・45歳）は、15名のヘルパーと共に高齢者の在宅ケアを提供する中で、記録業務の負担とヘルパーの離職率の高さに悩んでいました。

「訪問介護は記録業務が本当に多いんです。ヘルパーは訪問後に必ず日報を書かなければならず、1件あたり20分以上かかります。1日5件訪問すると、記録だけで1時間以上。手書きで書いた後、事務所に戻ってパソコンに入力し直すこともあり、『介護の仕事がしたいのに、書類ばかりで嫌になる』という声が絶えませんでした。利用者さんの情報共有も紙のファイルで行っていたため、急な変更があっても全員に伝わらないことがありました」と木村さんは当時を振り返ります。

使ったAIと進め方

無料・低コストのツールを組み合わせ、記録から情報共有までを仕組み化しました。

• 音声入力で日報作成：スマホに「田中様、入浴介助実施、体調良好、血圧130/80」と話すだけで、ChatGPTが正式な日報形式に整形。手書き・再入力の手間をゼロに
• Googleフォームで簡単入力：訪問先、サービス内容、特記事項を選択式で入力。外出先でも記録でき、データは自動的にスプレッドシートに集約
• NotebookLMで利用者情報管理：利用者ごとの既往歴、服薬情報、注意事項をデータベース化し、「〇〇様の服薬情報は？」と聞けば誰でも即座に確認可能
• 申し送り自動化：特記事項があれば、ChatGPTが他のヘルパー向けの申し送り文を自動生成してLINEグループに送信

たとえば訪問後に車の中でスマホへ「鈴木様、買い物同行、スーパーまで徒歩15分、特に問題なし」と話すと、ChatGPTが「利用者：鈴木様、サービス内容：買い物同行、詳細：スーパーまで徒歩15分同行、利用者の状態：特に問題なし、バイタル：測定なし」という正式な日報に変換します。

成果

• 記録時間が1件あたり20分から6分に短縮（1日5件なら100分から30分）。70%の時間削減を実現
• ヘルパーの離職率が前年の30%から10%に大幅改善
• 「働きやすくなった」という口コミで新規応募も増え、人材不足の課題も解消されつつある
• NotebookLMで利用者情報をすぐ確認でき、新人ヘルパーでもベテラン並みの対応が可能に。情報共有漏れもゼロに
• 利用者家族からも「情報共有がしっかりしていて安心」と好評で、顧客満足度調査の評価が20%向上

ヘルパーからは「介護に集中できるようになった」「書類のストレスが減って仕事が楽しくなった」という声が上がっています。

お客様のひとこと

「訪問介護は記録業務が本当に大変で、それが原因で辞めていくヘルパーを何人も見てきました。音声入力でスマホに話すだけで日報ができるようになってからは、ヘルパーの表情が明るくなりました。『これなら続けられる』と言ってくれる人が増えて、離職率が30%から10%に下がったんです。

特に助かっているのは、利用者さんの情報がすぐに確認できることです。以前は紙のファイルを探して読んでいましたが、今はNotebookLMに『田中様の服薬情報は？』と聞けばすぐに答えが返ってきます。新人ヘルパーでも安心して訪問できるようになり、サービスの質も上がりました。

申し送りも自動化されたので、『明日の担当者に伝え忘れた』ということがなくなりました。特記事項があれば、ChatGPTが自動的に申し送り文を作ってLINEグループに送ってくれます。チーム全体の連携が良くなって、利用者さんからも『みんなが情報を共有してくれていて安心』と言われるようになりました。

一番嬉しかったのは、ヘルパーが『介護の仕事が楽しい』と言ってくれるようになったことです。記録業務のストレスが減って、本来やりたかった介護に集中できるようになりました。人材不足で悩んでいる介護事業所の方には、ぜひこのシステムを試してほしいです。」

料金

15名のヘルパーの記録時間削減に対する成果報酬として、上限の50,000円を初回1回だけお支払いいただき、翌月以降の削減効果はすべて事業所の利益になります。なお、構築した仕組みの月額運用費は別途かかります。