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お客さんの情報、どう守ればいい？｜まず「持っている量を減らす」ところから始める3ステップ

個人情報を守らないといけないのは分かっている。でも、うちのような小さな会社が何をどこまでやればいいのか、誰も教えてくれない——。難しい対策を足していく前に、実はもっと効く順番があります。

こんな状態、ありませんか？

顧客名簿はエクセルにあります。申込用紙の紙は事務所の棚。予約のやりとりはLINEとメールに残っていて、写真は誰かのスマホの中。退職した人のパソコンにも、たぶん名簿のコピーが入っています。「個人情報はちゃんと管理してください」と言われても、そもそもどこに何があるのか自分でも把握できていません。何かあったときが怖いけれど、鍵付きの棚を買うのも、専用のソフトを入れるのも、うちの規模では大げさに思えて手が止まっています。

こう変わります

どこに、どんなお客さんの情報が、どれだけあるのかが1枚の表になります。そのうえで「もう使っていない」「そもそも取る必要がなかった」ものを消すので、守るべき対象そのものが減ります。残ったものにだけ、4つの引き出しに沿った最低限のルールを当てはめれば完了です。作業は半日ほど。お金をかけずに、いちばん怖い「知らないうちに情報が散らばっている状態」から抜け出せます。

やり方（無料AI（ChatGPT / Gemini / Claude）＋ 個人情報保護委員会の公式サイト（いずれも無料））

  1. まず「どこに何があるか」を洗い出します。対策を考えるのは後回しです。無料AIに置き場所のリストを作らせて、自分の会社に当てはめてください。『私は従業員数名の小さな会社を経営しています。お客様の氏名・連絡先などの個人情報が、社内のどこに保管されている可能性があるかを、置き場所の種類ごとに一覧にしてください。紙・パソコン・スマートフォン・クラウドサービス・チャットアプリ・メール・名刺・写真など、見落としやすいものも含めて挙げ、それぞれ「なぜそこに残りやすいか」を1文で添えてください。』 出てきた一覧を見ながら、自分の会社に実際にあるものへ印を付けます。ここで大事なのは、退職した人のパソコン、共用パソコンのダウンロードフォルダ、業務で使っている個人のスマホ、過去のメールの添付ファイル、この4つを必ず見に行くことです。散らばりはたいていこの4か所で起きています。
  2. 次に「減らす」です。守り方を考える前に、守る対象を小さくします。①で作った表の1行ごとに「これは今も使っているか」「そもそも何のために取ったか」の2つを自分に聞いてください。答えられないものは、消す・捨てる・そもそも取るのをやめる、の候補です。判断に迷うときは、無料AIに整理を手伝わせます。『次は、私の会社で保管している顧客情報の一覧です（実際の氏名や連絡先は含めず、項目名と用途だけを書いています）。それぞれについて「今も必要か」を判断するための質問を、1件につき2つずつ作ってください。また、保管し続ける場合に決めておくべきこと（保管期間、削除の担当、削除の方法）も一覧にしてください。＝＝＝（項目名と用途の一覧を貼る）＝＝＝』 申込用紙に生年月日や勤務先を書かせているけれど一度も使っていない、といったことがよく見つかります。使っていない項目は、次の用紙から欄ごと消してしまうのがいちばん確実な対策です。
  3. 最後に、残ったものへ最低限のルールを当てます。通訳ボックスの4つの引き出しに沿って、1つずつ1行で決めるだけで十分です。①組織的＝個人情報の担当を1人決める、②人的＝働く人に「持ち出さない・個人のスマホに保存しない」を口頭ではなく紙で伝える、③物理的＝紙は施錠できる場所に集める・持ち出す場合は行き先を記録する、④技術的＝共有フォルダは全員が見られる状態をやめ、パソコンとスマホに画面ロックをかける。あわせて、いちばん抜けやすい「もし漏れてしまったときの動き方」も先に決めておいてください。誰に第一報を入れるか、どこへ届け出るか、お客様へどう伝えるか。この3つをメモに書いて、名簿と同じ場所に置いておきます。『次の条件で、従業員5名の会社向けの「個人情報の取り扱いルール」を1枚にまとめてください。組織的・人的・物理的・技術的の4つに分け、各3項目以内、1項目1文で、専門用語は使わずに書いてください。最後に、情報が漏れた可能性に気づいたときの連絡の流れを3行で付けてください。＝＝＝（残した情報の一覧と、決めた担当者・保管場所を貼る）＝＝＝』 なお、届け出の要否や期限、お客様への連絡の仕方には決まりがあるため、できあがったルールは個人情報保護委員会の公式ページで確認するか、専門家に一度見てもらってください。

無料AIに相談するとき、実際の顧客名簿やお客様の氏名・連絡先そのものを貼らないでください。この作業に必要なのは「氏名と電話番号を、エクセルで、申込対応のために持っている」という項目名と用途だけで、中身は要りません。写真やスクリーンショットを貼るときも同じで、名前の部分は隠してから使ってください。棚おろしの表を作るのに、中身を見せる必要はまったくありません。

数字でイメージ

たとえば申込用紙に、氏名・住所・電話番号・メール・生年月日・勤務先・緊急連絡先の7項目を書いてもらっているとします。棚おろしをして「これを何に使ったか」を1つずつ確かめると、実際に使っているのは氏名・電話番号・メールの3つだけ、ということがよくあります。残り4項目は、書いてもらった瞬間から「守らなければならないもの」に変わっているのに、一度も使われていません。用紙から4つの欄を消せば、それだけで管理の対象が半分以下になります。鍵付きの棚を買うより先に効く対策が、こういう場所に残っています。

ありがちな失敗・注意点

  • 対策を先に考えてしまう。パスワードやセキュリティソフトの話から入ると、どこに情報があるか分からないまま守ることになる。棚おろし→減らす→ルール、の順番を崩さない。
  • パソコンの中だけを見る。実際に散らばりやすいのは、紙の申込用紙、業務で使っている個人のスマホ、退職した人の端末、過去のメールの添付ファイル。この4つを必ず含める。
  • 「うちは規模が小さいから関係ない」と考える。取り扱う件数の多い少ないにかかわらず、事業でお客様の情報を扱っているなら対象になると考えて準備しておくほうが安心。自社が当てはまるかは公式情報で確認する。
  • ルールを口頭だけで伝える。「持ち出さないでね」と言っただけでは、働く人が判断に迷ったときの拠りどころにならない。1枚の紙にして、目に見える場所に置く。
  • 漏れたときの動き方を決めていない。実際に起きたときは慌てるので、誰に第一報を入れるか・どこへ届け出るか・お客様へどう伝えるかを、平常時に3行で書いておく。
  • AIが答えた届け出の期限や要件を、そのまま社内ルールに書き写す。制度の細部は変わることがあり、AIの回答が最新とは限らない。数字や期限は必ず公式情報で裏を取る。
  • 取引先や外注先に名簿を渡したまま、その後を管理していない。誰にどこまで渡したかも棚おろしの対象に入れる。

もう一歩：さらに深掘りするAIプロンプト

慣れてきたら、次のように聞くと一歩踏み込めます。

棚おろしと削減が終わったら、そのまま次を送ってください。『ここまでの内容をもとに、年に1回だけ実施する「個人情報の棚おろしチェックリスト」を作ってください。10項目以内、1項目1文で、担当者が代わっても同じ作業ができるように、見に行く場所を具体的に書いてください。』 1年後の自分に渡す手順書ができます。

まとめ

お客様の情報を守るというと、難しい対策を足していく話に聞こえます。でも小さな会社でいちばん効くのは、守り方を増やすことではなく、持っている量を減らすことです。今日はまず、社内のどこに何があるかを1枚の表にするところから始めてみてください。取り扱いのルールをどう決めるか迷ったときは、初回無料相談でお気軽にどうぞ。

よくある質問

従業員が数名の会社でも、個人情報のルールは必要ですか。

規模の大小で線を引くのではなく、事業としてお客様の情報を扱っているかどうかで考えるのが基本です。小さな会社であっても、名簿や申込用紙を持っているなら準備しておくほうが安心です。自社にどこまで求められるかは、個人情報保護委員会の公式ページや専門家に確認してください。なお、この記事の3ステップはお金がかからないので、対象かどうかの判断を待たずに始めて損はありません。

紙の名簿は、どこまで厳重に保管すればいいですか。

金庫のようなものが必ず要るという話ではなく、まず「置き場所を1か所に決めて、施錠できるようにする」ところからで十分に前進します。そのうえで、持ち出すときに行き先を記録する、使い終わった用紙を裏紙にしない、といった運用のほうが効きます。厳重さを上げるより、置き場所が散らばっている状態をなくすことを優先してください。

お客様の情報が漏れたかもしれないとき、まず何をすればいいですか。

落ち着いて、何が・どれだけ・どういう経路で外に出た可能性があるかを記録することから始めます。そのうえで、届け出やお客様への連絡が必要になる場合があるため、自己判断で様子を見るのではなく、個人情報保護委員会の公式ページで手続きを確認するか、専門家に早めに相談してください。要件や期限は条文で決まっている部分があるので、正確な確認が必要です。

業務でLINEやチャットアプリを使っていますが、問題ありますか。

使うこと自体が直ちに問題になるわけではありませんが、やりとりの中にお客様の氏名や連絡先が残り続ける点は棚おろしの対象になります。個人のアカウントで対応している、退職した人のスマホにも履歴が残っている、といった状態は見直したいところです。どこまで許容するかを決めて、1行のルールにしておいてください。

※ この記事は考え方の目安をやさしくお伝えするものです。税金・経費・契約・補助金などの具体的な判断や最新の情報は、税理士などの専門家や公的な窓口でご確認ください。AIの計算結果も、最後はご自身の数字でお確かめください。

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