エクセルの月次集計に毎月3時間。もうやめたい小売店の店主へ

こんな状態、ありませんか？

毎月月末、レジや発注表からエクセルに数字を写して、合計と前月比を出す作業に3時間近くかかっている。SUMやVLOOKUPがずれると原因探しでさらに時間が溶ける。数字は出るけれど「で、今月どうだったのか」まで考える余力が残らない。

数字を貼って指示を出すだけで、合計・前月比・売れ筋ワースト3までが1〜2分で出るようになる。毎月3時間かかっていた集計が実質10分に。空いた時間を、品出しや接客、仕入れの見直しに回せる。

エクセルの集計したい範囲（商品名・数量・金額の列）をそのままコピーする。見出しの行も一緒に選ぶと、AIがどの列が何かを正しく読み取ってくれる。
ChatGPTを開いて、コピーした表を貼り付け、続けてこう指示する。『これは当店の今月の売上データです。①合計金額、②商品ごとの売上ランキング上位5位と下位5位、③気づいたことを3つ、箇条書きで教えてください。専門用語は使わず、店をやっている人向けにやさしく書いてください。』
出てきた結果を確認し、前月分も同じように貼って『先月の結果と比べて、増えた商品と減った商品を教えて』と追加で聞けば、前月比まで自動で出る。

貼り付けるのは商品名・数量・金額など集計に必要な列だけにし、顧客の氏名・電話番号・住所は消してから貼ること。個人情報を含めなければAIに入れても問題ありません。

例えば1日あたり平均40点・単価800円の雑貨店なら、月の売上は約96万円。この数字を貼って『前月比と売れ筋』を聞けば、『傘が先月より120本増、日焼け止めが80個減』のように増減を実数で返してくれます。ここまで来て初めて『来月は傘を厚めに仕入れよう』という判断につながります。

慣れてきたら、次のように聞くと一歩踏み込めます。

この商品別売上データをもとに、ABC分析をしてください。売上構成比の高い順にA(上位70%)・B(次の20%)・C(残り10%)に分類し、それぞれの商品数と『在庫を厚くすべき商品』『縮小を検討すべき商品』を、小売店の店主にわかる言葉で提案してください。

集計はAIに任せて、あなたは「その数字で次に何をするか」に頭を使いましょう。それが本当の意味での数字の活かし方です。

エクセルが苦手でも使えますか？

むしろ苦手な人ほど向いています。関数を組む必要はなく、数字をコピーして貼り、日本語でお願いするだけです。AIが集計と説明の両方をやってくれます。

毎月データの形が少し違っても大丈夫ですか？

大丈夫です。列の順番が変わっても、見出し行を一緒に貼れば内容を読み取ってくれます。うまく読めないときは『金額はC列です』と一言添えれば直ります。

無料版のままでずっと使えますか？

月次集計くらいの量なら無料版で十分です。1回に貼る行数がとても多い場合だけ分割して貼れば問題ありません。有料版は必須ではありません。

同じ業種で、無料ツールを使って実際に成果を出した事例があります。あわせてご覧ください。
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